ДЕЙВИД АЛЪН

 

  Дейвид Алън е признат за един от най-влиятелните теоретици и практици на личната продуктивност.

     Неговият метод, наречен Getting Things Done /GTD/, в превод на български език Как да задвижим нещата, е ориентиран към повишаване на ефективността и към изработване на правилен подход към организацията на собствения ни живот. Този метод е основан на принципа, гласящ, че човек трябва да освободи своя мозък от текущите задачи, пренасяйки ги на външен носител. По този начин мозъкът се освобождава от ангажимента да запомни това, което трябва да бъде направено и така може да се концентрира върху изпълнението на конкретната задача.

     Дейвид Алън е автор на книгата Да задвижим нещата. Изкуството да сме продуктивни без стрес /“Класика и Стил”, 2002/. Тази книга трябва да се изучава, а не само да се чете. От нея ще научите как да отделяте важните и главни задачи от второстепенните, как правилно да поставяте и формулирате целите си и да определяте приоритетите, как да планирате, как да подобрите личната си организираност, как да печелите време. Той пише: “Това, което ще откриете на страниците на тази книга, представлява близо двайсетгодишен опит в областта на персоналната продуктивност – един добър наръчник за оптимизиране на крайния резултат и минимизиране на усилията за неговото проучване – при това в свят, който се отличава с все по-голяма интензивност и разнообразие. В продължение на хиляди часове съм обучавал хора “направо в окопите” – тоест на работните им места, помагал съм при организацията и оптимизацията  на всекидневните им задачи. Откритите от мен методи доказаха своята висока ефективност при различните видове фирмена организация, на всяко работно място, при различни корпоративни култури, дори у дома и в училище... Всичко това е една надеждна ваксина срещу всекидневните пожарникарски акции /т.н. спешни и кризисни ситуации на работния ден/ и противоотрова срещу дебалансирането, от което страдат толкова много хора.”

     Основният принцип на метода GTD e да изтрием всичко от главата си. Алън смята, и е лесно да се съгласим с него, че главата не е най-доброто място за съхраняване на информация за това, което трябва да правим. Именно тази информация пречи да се съсредоточим върху конкретните неща, с които се занимаваме в момента. Живот в настоящето, при отсъствие на безпокойство за бъдещето и миналото – това е едно от нещата, които дават резултат при внедряване на тази методика в практиката. Главното в този метод, изцяло ориентиран към повишаване на ефективността, е способността да разпускаме, от това зависи продуктивността ни. Съзнанието трябва да бъде ясно, а мислите – в порядък.

     В своята методология той използва два ключови елемента – управление и перспектива. За тяхната реализация Алън използва три базови модела:

  • управление на работните процеси;
  • 6-степенен модел на анализ на работата;
  • естествен метод на планиране;

     Управлението на работните процеси е необходимо, за да бъдат поставени под контрол всички задачи и отговорности. Включва в себе си пет необходими фази: обобщение, обработка, организация, обзор, действия.

   Алън прави аналогия с “висок  полет” за да илюстрира втория главен модел – да бъдат видени перспективните задачи и отговорности, а именно: текущи задачи, текущи проекти, кръг от  задължения, близките години /1-2 години/, пет годишна перспектива /3-5 години/ и целия живот.

   Издигайки се на висотата на птичия полет, всеки може да разгледа “общата картина” на своята дейност. Препоръчва също ежедневен преглед на различните степени, което позволява да бъдат управлявани личните приоритети, стоящи на дневен ред. По време на ежедневния преглед човек анализира контекста на задачите и ги разпределя в съответния списък. Примерното групиране на аналогичните задачи в списък дава възможност да бъдат маркирани дори телефонните обаждания или списък със задълженията, които да бъдат разпределяни от центъра. Използването на тези два модела е достатъчно, за да се осъществи контрол и поглед върху повечето от задачите и проектите.

    Третият модел – естественият метод на планиране, изисква дълбоко обмисляне и размисъл. Ако първите два модела предоставят “хоризонталното фокусиране”, третият модел осигурява “вертикалното фокусиране” на планираните проекти и обмисляните теми.  Този модел включва  5 стадия: определяне на целите и принципите, предвиждане на желаните резултати, брейнсторминг, организация и определяне на следващите конкретни действия.

Препоръките на Дейвид Алън са: Изхвърлете всичко от главата си. Вземайте решения за належащата работа тогава, когато се налага, а не когато се налага аварийно да действате. Организирайте по съответстващите категории записи- подсещания своите проекти и заплануваните действия, свързани с тях. Поддържайте тази система, попълвайте я редовно и преглеждайте така често, че в бъдеще да се доверявате интуитивно на избора на действията си, или на не-действията си.

     Как да постигнем максимални резултати без излишни усилия е следващата книга, която е своеобразно продължение на Да задвижим нещата. Тя дообогатява системата за личната продуктивност и дава възможност на всеки да разбере какво ни дърпа назад и показва как можем да бъдем “готови да посрещнем всеки миг”  с избистрен ум, разчистено бюро и ясни намерения. Алън предлага 52 начина с помощта на които можем:

  • да прочистим ума си и да го настроим да мисли творчески;
  • да се съсредоточваме;
  • да организираме съзнанието и деня си;
  • да предприемаме действия, с които да предизвикваме промени.

    От “Енергията следва мисълта” до “Действието носи познание” – препоръчвани от Алън действени принципи, той ни помагат да овладеем умението си да сме продуктивни, “да управляваме не времето, а ума си”. Препоръчва непрекъснато да  вземаме  безчет решения, да избираме, да се приспособяваме към нови обстоятелства. Препоръчва да се изправяме пред предизвикателствата със спокойната съсредоточеност на майсторите на източните бойни изкуства. Подтиква ни да осмислим от нов ъгъл поведението си, своите задължения и силните си страни и ни подсказва какво да правим, за да можем да живеем и работим без напрежение, леко и забавно.