Анализ на Парето1 

(Pareto Analysis)


    Анализът на Парето е статистическа техника при вземането на решения, която се използва за избор на ограничен брой задачи, които произвеждат значителен общ ефект. При него се използва принципът на Парето (също познат като правилото 80/20): идеята, че с извършване на 20% от работата си постигаме 80% от ползите от извършването на цялата работа. Или в смисъла на подобряване

на качеството, по-голямата част от проблемите (80%) са следствие от само няколко основни причини (20%). Това е също така известно като „малко на брой жизненоважни” и „множество тривиални” (по-късно и като „малко на брой жизненоважни” и „множество полезни”, с което да се избегне пълното игнориране на 80% от причините).

 

    Принципът е предложен през 1937 г. от гуруто в мениджмънта Джоузеф M. Джуран и е кръстен на италианския икономист Вилфредо Парето, който през 1906 г. прави добре известното изказване, че 80% от имуществото в Италия е собственост на 20% от италианското население.

    Вилфредо Парето (15.07.1848 г., Франция – 19.08.1923 г., Лозана, Швейцария) прави няколко важни приноса в икономиката, социологията и моралната философия, особено в изучаването на разпределението на доходите и при анализите на изборите на отделните индивиди. Той въвежда концепцията за „Парето ефективността” и помага за развитието на микроикономиката с идеи като криви на безразличието. Неговите теории повлияват на Бенито Мусолини и на развитието на италианския фашизъм. Семейството на Парето се премества в Италия през 1858 година. През 1870 г. Парето получава инженерна степен от Политехническия институт в Торино и започва работа в италианските държавни железници. През 1886 г.  става преподавател по икономика и мениджмънт в Университета на Флоренция. През 1893 г. Парето е назначен като преподавател по икономика в Университета на Лозана в Швейцария, където остава до края на живота си.

    Джоузеф М. Джуран (24.12.1904 г., Браила, Румъния – 28.02.2008, гр. Рай, САЩ) е наречен „бащата на качеството” поради изключителния му принос в областта на управлението на качеството. Той е признат за човека, който добавя човешкото измерение на качеството – разширявайки го от чисто статистическите му произходи. През 2003 г. Американската асоциация за качество предлага принципът на Парето да бъде преименуван на „принцип на Джуран”. Неговото универсално приложение го нарежда сред най-полезните концепции и инструменти на съвременното управление. Джуран описва качеството от гледна точка на клиента в два аспекта: по-високо качество означава по-голям брой функции, които отговарят на нуждите на клиентите; по-високото качество се заключава в по-малко дефекти („свободата от неприятности”). В резултат на силата и яснотата на неговото мислене и обхвата на неговото влияние  Джоузеф Джуран е признат от бизнес лидери, легиони от мениджъри и негови колеги теоретици в цял света за един от „малкото на брой жизненоважни” - плодовити фигури в развитието на теорията на управлението.2


Приложение на Принципа на Парето


    Принципът 80/20 може и трябва да се използва от всеки интелигентен човек във всекидневния му живот. Той може да увеличи рентабилността на корпорацията, както и ефективността на всяка организация или индивид. Ценността на принципа на Парето за мениджъра е, че той ни напомня да се съсредоточим върху онези 20%, които са от истинско значение. От всичко, което правим през деня, само 20% от нещата са от реално значение. Тези 20% произвеждат 80% от резултатите ни. Ние трябва да ги идентифицираме и да се фокусираме върху тях.

    Правилото 80/20 може да се прилага за почти всичко, например:

  • 80% от оплакванията на нашите клиенти възникват от 20% от проблемите на нашите продукти или услуги;
  • 20% от нашите продукти или услуги дават 80% от печалбата ни;
  • 20% от усилията ни за продажба дават 80% от приходите на компанията;
  • 20% от дефектите на системите причиняват 80% от проблемите ни;
  • 80% от наличността идва от 20% от доставчиците ни;
  • 80% от продажбите ни идват от 20% от персонала ни за продажби;
  • 20% от нашите служители предизвикат 80% от проблемите ни;
  • 20% от нашите служители осигуряват 80% от продукцията ни;
  • 80% от новостите са в първите 20% от статията;
  • 80% от телефонните разговори се осъществяват с 20% от имената в списъка ни;
  • 20% от улиците осигуряват 80% от трафика;
  • 20% от характеристиките на приложението се използва в 80% от времето.

    Съществуват твърде много аспекти на работата ни, които могат да се подобрят, но решението, откъде да започнем, често е трудно. Анализът на Парето ни помага: (1) да категоризираме и напластяваме неща като грешки, дефекти, закъснения, клиентски оплаквания или други индикатори като резултат от качеството на нашия процес, така че да можем да идентифицираме различни класове или типове проблеми и (2) графично да покажем своите резултати, така че най-значимите проблеми да изплуват от общия фон:

  • Имаме широка продуктова гама? Трябва да разберем каква част от печалбата идва от всяка позиция. Трябва да съсредоточим усилията си в 20%, които ни дават 80% от продажбите – нашите шампиони;
  • Продаваме продукти или услуги? Най-вероятно 80% от продажбите ни идват от 20% от клиентите ни - онези, които правят големи покупки и са редовни клиенти. Трябва да обгрижваме тези 20%;
  • Имаме много търговци? Трябва да разберем каква част от печалбата идва от всеки човек. Трябва да сме сигурни, че възнаграждаваме и задържаме тези 20%, които са наши победители;
  • Имаме партньорска програма? Трябва да намерим най-добрите 5-20%, които осигуряват 80% от приходите ни и да сме уверени, че подкрепяме, насърчаваме и възнаграждаваме нашите победители;
  • Рекламираме? Трябва да разберем откъде идват нашите продажби. След това трябва да идентифицираме онези послания, които наистина дърпат напред, и местата, където те наистина са продуктивни. Това ни дава възможност да пречистим печелившите реклами и да ги поставим на местата, които ни дават най-добри резултати;
  • Трябва да проверяваме статистическите данни за нашите интернет страници! Кои ключови думи са ни донесли най-много трафик? От кои търсачки? През връзки и препратки от кои уебсайтове? Ще открием, че малък брой ключови думи, търсачки и уеб сайтове са онези, които осигуряват лъвския пай от нашия трафик. Трябва да отглеждаме тези шампиони и да развиваме своите силни страни!

 

Осъществяване на Анализ на Парето


    Анализът на Парето се подпомага най-често чрез направата на т. нар. диаграма на Парето. Процесът на нейното създаване може да се осъществи чрез изпълнение на следните стъпки3:

  1. Вземане на решение относно начина на класифициране на проблемите. Това може да включва разглеждане на цитираните причини за върнат или отхвърлен материал, разговори с клиента или преработване на аспекти на даден процес.
  2. Създаване на предварителен списък на проблемни категории. Трябва да се опитаме да ограничим този списък до не повече от шест или седем категории. Същевременно можем да изменяме този списък в течение на анализа.
  3. Определяне на времева рамка или други ограничения за обхвата на обсъждания материал. Избраната времева рамка или обхват трябва да бъдат представителни за целия процес, подлежащ на разглеждане.
  4. Съотнасяне на събитията при всяко класифициране на проблем. Ако цената или времето са проблемните области, може да искаме съотнасяне на разходите и сроковете за всеки класифициран проблем. Ако даден проблем не се вмества в някой от нашите класификации, го отнасяме в графа „други”.
  5. Определяне на броя случаи на събитията (или обща стойност или общо време) във всяка класификация. Впоследствие събираме тези общи стойности за всички събития за създаване на цялостен общ сбор.
  6. Разделяне на стойността на всяка класификация на общия сбор за определяне на процента, който всеки индивидуално класифициран проблем представлява спрямо  всички проблеми взети заедно.
  7. Подреждане на класифицираните проблеми в реда от най-високата стойност, или най-често случващите се, до най-ниската стойност, или най-рядко случващите се.
  8. Начертаване на хоризонтална и две вертикални оси. Маркиране на лявата вертикална ос в стъпки от нула до общия сбор на всички класифицирани проблеми. Маркиране на дясната вертикална ос в стъпки от 0% до 100%.
  9. Създаване на вертикална „бар” диаграма (стълбова диаграма), започвайки от ляво с най-висок процент за класифициране и продължаване с другите, намалявайки до най-ниския процент. Височината на всеки стълб трябва да съответства на стойността или на броя случаи по лявата ос и процент от общото по дясната ос.
  10. Надписване на стълбовете по хоризонталната ос.
  11. Започвайки от лявата „нулева” точка, изчертаване на линия, която показва кумулативния общ процент, достигнат с добавянето на всеки класифициран проблем. Линията трябва да приключи на ниво 100% по дясната вертикална ос.
  12. Изчертаване на вертикална линия, преминаваща през точката, където кумулативният общ процент има стойност от 80%, и през хоризонталната ос към даден класифициран проблем. Проблемите, които остават от лявата страна на пресечната точка с хоризонталната ос, са тези с най-голямо относително тегло.
  13. Надписване на графиката. Добра идея е също така и да се напише кратко резюме, което да описва как и кога са събрани данните, които са използвани за създаването на диаграмата на Парето.
  14. Първото преминаване през диаграмата на Парето може да идентифицира значителен проблем, който все още е твърде голям, за да можем да работим върху него. Възможно е да е необходимо извършването на втори анализ на Парето, който да раздроби този най-важен проблем на по-малки части, върху които е реалистично да бъде работено.


 

Диаграма на Парето за закъсненията за работа, групирани по причина


    Ако всеки от нас индивидуално се опитва да прави подобрения, без определена яснота за това, което би постигнал, многото изразходвана енергия ще произведе разочароващи резултати. Диаграмата на Парето е полезен инструмент за привличане на вниманието и стимулиране на сътрудничеството на всички заинтересовани страни при решаването на най-важните проблеми, засягащи качеството:

  • Диаграмата на Парето трябва да се използва като основа за „разделяй и владей” на проблеми. Тя ни казва върху кои проблеми да работим преди всичко останало;
  • Обикновено е по-лесно да се съкрати висок стълб наполовина, отколкото да се снижи нисък стълб до нулата. Диаграмата на Парето трябва да се използва като карта за „скачане от остров на остров”. За предпочитане е първо значително да се намали даден голям проблем, след което да се премине към друг. Препоръчително е по-малките проблеми  да се оставят за по-късно разрешаване.
  • Разбира се, ако открием малък проблем, който е лесен за разрешаване, не трябва да го игнорираме, но не бива и да се оплитаме в преследването на дребни проблеми или да се опитваме да изчистим всичко наведнъж.
  • След като сме работили по проблемите за известно време, трябва да използваме отново същите техники за събиране на данни и да създадем нова диаграма на Парето.
  • Новата диаграма ще ни покаже как сме се справили с проблемите си до момента. Трябва да използваме данните от новата диаграма за идентифициране и целепоставяне на новите най-значими проблеми.

    Диаграмите на Парето могат да се използват за идентифициране на проблеми, върху които да работим. Те могат да ни помогнат да имаме по-голяма ефективност, да спестим ресурси, да намалим разходи или да повишим безопасността. Те са най-полезни обаче, когато въвлечем и своя клиент – лице или организация, който получава нашите продукти или услуги – който да ни помогне да определим предварително категориите на проблемите.